چه کسب و کارهایی به اتاق کنفرانس نیاز دارند؟

اگر این سوال ذهن شما را درگیر کرده است که چه کسب و کارهایی به اتاق کنفرانس نیاز دارند؟ این مقاله به شما کمک می کند تا این کسب و کارها را  بهتر بشناسید. با ما در ادامه همراه باشید.

معرفی کسب و کارهایی که به اتاق کنفرانس نیاز دارند

بسیاری از مشاغل برای برگزاری جلسات و مذاکرات با کارمندان و یا شرکای تجاری خود نیاز به اتاق کنفرانس خواهند داشت. در این جلسات، تصمیم گیری های اصلی و اساسی گرفته می شود.

 برخی از مشاغلی که نیاز به اتاق کنفرانس دارند، عبارتند از:

اتاق کنفرانس برای این 6 کسب و کار الزامی می باشد

1-شرکت های رسانه ای و تبلغاتی نیاز به اتاق کنفرانس دارند.

در انواع شرکت های تبلیغاتی و همچنین رسانه ای، باید یک اتاق ویژه برای برگزاری جلسات کنفرانس، هماهنگی پروژه ها و همچنین ارائه کمپین ها به مشتریان اختصاص داده شود.

2-یکی از مشاغلی که نیاز به اتاق کنفرانس دارند، شرکت های فناوری و استارتاپ ها می باشند.

استارتاپ ها برای جلسات اسکرام، دموهای داخلی و همچنین جلسات مهم با سرمایه گذاران، نیاز به اتاق کنفرانس داشته و این اتاق ها بهتر است تجهیزاتی مانند وایت بورد، ویدئو پروژکتور و ویدئو کنفرانس داشته باشد.

3- داشتن اتاق کنفرانس برای شرکت های مشاوره ای ضروری است.

شرکت های مشاوره ای مانند شرکت های مشاوره مالی، مشاوره کسب و کار و منابع انسانی برای ارائه پیشنهادات و نظرات خود به مشتریان، جلسات گروهی و همچنین بررسی پروژه ها نیاز به اتاق کنفرانس مجزا دارند.

4-سازمان های دولتی و غیر دولتی برای نشست ها، نیاز به اتاق کنفرانس دارند.

اتاق کنفرانس در سازمان های دولتی و غیر دولتی برای برگزای نشست های سازمانی، هم اندیشی ها، گزارش دهی رسمی و … ضروری است و نیاز به یک فضای مجهز و رسمی دارد.

5-مؤسسات آموزشی و تحقیقاتی از دیگر کسب و کارهایی هستند که نیاز به اتاق کنفرانس دارند.

برای برگزاری کلاس های آموزشی و تخصصی، جلسات هیئت علمی، کارگاه های آموزشی و همچنین ورکشاپ های تخصصی، در مؤسسات آموزشی نیاز به اتاق کنفرانس می باشد.

6-داشتن اتاق کنفرانس برای مؤسسات حقوقی و وکلا بسیار حرفه ای می باشد.

برای تصمیم های مهمی که وکلا قبل از جلسات دادگاه می گیرند، نیاز به فضایی ساکت و کاملاً حرفه ای می باشد که بتوانند در این اتاق های کنفرانس، تصمیمات لازم حقوقی گرفته شود.

طراحی و چیدمان سالن کنفرانس چگونه است؟

قبل از طراحی و چیدمان سالن کنفرانس، در نظر داشته باشید که فضایی رسمی و حرفه ای را برای برگزاری نشست ها، همایش ها و جلسات مهم لازم دارید که بتوانید در آن، تصمیم گیری های مهم را با تمرکز انجام دهید.

در طراحی اصولی سالن کنفرانس مهم است که:

• به ظرفیت سالن و ابعاد آن توجه کنید و برای هر یک نفر، حدوداً 1 تا 1.5 متر مربع فضا درنظر بگیرید.
• چیدمان میز و صندلی ها در سالن کنفرانس اصولی باشد و چیدمان آنها به نحوی باشد که تمامی افراد حاضر در جلسه بتوانند صفحه نمایشگر و سخنران را به خوبی ببینند.

برای چیدمان سالن کنفرانس می توانید سبک های متفاوتی اجرا کنید. برخی از این سبک ها عبارتند از:

1-چیدمان سالن کنفرانس به سبک U  شکل

این نوع چیدمان برای جلسات مشارکتی و گروهی مناسب می باشد و در این چیدمان، تمام افراد، دید مستقیمی نسبت به یدیگر داشته و برای جلسات مدیریتی کاربرد دار.

2- چیدمان سالن کنفرانس به سبک کلاس درس

برای کلاس های آموزشی در موسسات آموزشی، سالن کنفرانس به این سبک چیده شده و هر نفر فضایی مشخص برای نوشتن خواهد داشت.

3- چیدمان سالن کنفرانس به سبک تئاتری

در این چیدمان، برای کنفرانس های بزرگ با ظرفیت بالا استفاده می شود.

4- چیدمان سالن کنفرانس به سبک میز مستطیلی

این نوع چیدمان برای جلسات رسمی و تصمیم گیری هایی که نیاز به ارتباط های چشمی دارند، مناسب می باشند. اغلب برای تعداد افراد کم از سبک میز مستطیلی استفاده می شود.

5- چیدمان سالن کنفرانس به سبک دایره ای یا بیضی

برای برگزاری جلسات گروهی و هم سطح و ایجاد حس برابری در بین شرکت کنندگان این نوع چیدمان مناسب می باشد.

6- چیدمان سالن کنفرانس به سبک جزیرهای

برای کارگاه ها و جلسات طوفان فکری که در آنها نیاز به تعامل و کار تیمی می باشد، چیدمان جزیره ای می تواند پیشنهاد خوبی باشد.

توجه داشته باشید که تجهیزاتی مانند سیستم صوتی و میکروفون برای سخنران و حضار، پروژکتور یا نمایشگر بزرگ برای ارائه اسلاید یا ویدئو، وایت برد یا برد هوشمند، وای فای پر سرعت، سیستم تهویه مطبوع و نورپردازی قابل کنترل برای اتاق کنفرانس ضروری می باشد.

از رنگ های ملایم و حرفه ای مانند خاکستری، آبی و سفید برای سالن کنفرانس استفاده کنید. برای خرید انواع میز و صندلی های ارگونومی از مبلمان لوکس اداری در شیراز توجه داشته باشید که این صندلی ها برای نشست های طولانی مدت مناسب باشند.

برای تزئین اتاق کنفرانس نیز می توانید از موکت های آنتی استاتیک و دیوارکوب های مدرن استفاده کنید. در ضمن بهتر است افراد حاضر در جلسه به سرویس بهداشتی دسترسی داشته باشند.

اتاق کنفرانس چه ویژگی‌هایی دارد؟

در جدول زیر برخی از ویژگی هایی که یک اتاق کنفرانس باید داشته باشد را برایتان شرح داد ایم.

ویژگی های اتاق کنفرانس	توضیحات
چیدمان مناسب صندلی ها	متناسب با نوع جلسه قابلیت تنظیم ارتفاع و تکیه داشتن فضای کافی برای جابجایی افراد
نور ملایم و یکنواخت	جلوگیری از خستگی چشم استفاده از پرده های کرکره برای کنترل نور اتاق
مجهز به سیستم صوتی و تصویری پیشرفته	استفاده از اسپیکر برای پخش صدا در کل سالن کنفرانس
استفاده از دکوراسیون های رسمی	رنگ های خنثی و رسمی تابلوهایی مانند لوگوی برند گل و گیاه سایر عناصر زیبا سازی
میز مناسب	داشتن فضای کافی برای لپ تاپ، یادداشت برداری و نوشیدنی
سیستم گرمایشی و سرمایشی	راحتی باز کردن پنجره ها
دیوار های عایق صوتی	جلوگیری از ورود صدا از بیرون به داخل سالن کنفرانس
دارای امکانات ارتباطی	اینترنت پر سرعت، پورت برق و USB برای شارژ موبایل، لپ تاپ
تابلوهای راهنما برای هدایت مهمانان	دسترسی آسان به سرویس بهداشتی

سوالات متداول در مورد اتاق کنفرانس

1- حداقل فضای لازم برای یک اتاق کنفرانس چقدر است؟

بسته به تعداد افراد، استاندارد آن معمولاً حدود 2 تا 2.5 مترمربع به ازای هر نفر است. مثلاً برای 10 نفر، حدود 20 تا 25 مترمربع فضا نیاز است.

2- آیا نور طبیعی در اتاق کنفرانس اهمیت دارد؟

بله، نور طبیعی در افزایش تمرکز و کاهش خستگی مؤثر است. اما در صورت استفاده از پروژکتور، امکان کنترل نور با پرده یا کرکره لازم است.

3- بهترین چیدمان میز در اتاق کنفرانس چگونه است؟

چیدمان میز U شکل، مستطیلی و بیضی از رایج‌ترین‌ ها هستند. انتخاب نوع چیدمان به نوع جلسه و تعداد افراد بستگی دارد.

4- چه نکاتی برای آکوستیک مناسب اتاق کنفرانس مهم است؟

استفاده از پنل‌ های عایق صدا، فرش، سقف‌ های آکوستیک و درزگیری مناسب از نکات مهم برای جلوگیری از انعکاس و نشت صدا هستند.

جمع بندی: هر آنچه در مورد سالن کنفرانس و ویژگی های آن خواندیم

اتاق کنفرانس یکی از عناصر کلیدی در هر محیط کاری مدرن است که با طراحی هوشمندانه و تجهیزات مناسب مانند تجهیزات صوتی‌ تصویری، مبلمان ارگونومیک و تهویه مناسب ، بهره‌ وری جلسات و ارتباطات کاری را به شکل چشم‌گیری بهبود می‌ دهد. اتاق کنفرانس باید از نظر چیدمان، نور، صوت و راحتی، استاندارد باشد. بهتر است از ، کیفیت و بازدهی جلسات بهره ببرید.